BAN KIỂM SOÁT LÀ GÌ? CÓ BẮT BUỘC PHẢI THÀNH LẬP BAN KIỂM SOÁT TRONG CÔNG TY CỔ PHẦN?

Trên thực tiễn, có những công ty cổ phần với quy mô vô cùng lớn mà số lượng cổ đông có thể lên tới hàng chục, thậm chí hàng trăm cổ đông trong và ngoài nước. Theo đó, việc quản lý và kiểm soát công ty trở nên phức tạp hơn rất nhiều so với khi các công ty quy mô nhỏ. Đây là một trong những lí do khiến các công ty này bắt buộc phải thành lập ban kiểm soát để công ty có thể vận hành tốt hơn.

Tuy nhiên, việc thành lập Ban kiểm soát cũng cần tuân thủ các quy trình và điều kiện cụ thể tại Luật Doanh nghiệp 2020. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp một số thắc mắc cũng như đề cập các quy định của pháp luật liên quan đến việc thành lập Ban kiểm soát trong công ty cổ phần.

Căn cứ pháp lý: Luật Doanh nghiệp 2020

1. Khái niệm ban kiểm soát

Luật Doanh nghiệp 2020 không có quy định cụ thể về khái niệm ban kiểm soát. Tuy nhiên, dựa trên các quy định liên quan, có thể hiểu: Ban kiểm soát trong công ty cổ phần là cơ quan kiểm tra, giám sát các hoạt động của công ty, đặc biệt là công ty cổ phần với quy mô lớn, nhiều cổ đông.

2. Công ty cổ phần có bắt buộc phải thành lập ban kiểm soát?

Căn cứ theo Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau:

• Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;

• Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

3. Cơ cấu tổ chức của Ban kiểm soát

Ban kiểm soát phải:

• Có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế;

• Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số Kiểm soát viên thường trú tại Việt Nam;

• Trường hợp Ban kiểm soát chỉ có 01 Kiểm soát viên thì Kiểm soát viên đó đồng thời là Trưởng Ban kiểm soát và phải đáp ứng tiêu chuẩn của Trưởng Ban kiểm soát.

Trưởng Ban kiểm soát do Ban kiểm soát bầu trong số các Kiểm soát viên; việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm theo nguyên tắc đa số.

Một số điều kiện đối với trưởng Ban kiểm soát:

• Không thuộc đối tượng không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam quy định tại khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020;

• Được đào tạo một trong các chuyên ngành về kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành phù hợp với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;

• Không phải là người có quan hệ gia đình của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác;

• Không phải là người quản lý công ty; không nhất thiết phải là cổ đông hoặc người lao động của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác;

• Tiêu chuẩn và điều kiện khác theo quy định khác của pháp luật có liên quan và Điều lệ công ty.

4. Quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát

Điều 170 Luật Doanh Nghiệp 2020 quy định rõ các quyền và nghĩa vụ của Ban kiểm soát trong công ty cổ phần, cụ thể:

• Ban kiểm soát thực hiện giám sát Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc trong việc quản lý và điều hành công ty.

• Kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, tính trung thực và mức độ cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh; tính hệ thống, nhất quán và phù hợp của công tác kế toán, thống kê và lập báo cáo tài chính.

• Thẩm định tính đầy đủ, hợp pháp và trung thực của báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo tài chính hằng năm và 06 tháng của công ty, báo cáo đánh giá công tác quản lý của Hội đồng quản trị và trình báo cáo thẩm định tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên. Rà soát hợp đồng, giao dịch với người có liên quan thuộc thẩm quyền phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông và đưa ra khuyến nghị về hợp đồng, giao dịch cần có phê duyệt của Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông.

• Rà soát, kiểm tra và đánh giá hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro và cảnh báo sớm của công ty.

• Xem xét sổ kế toán, ghi chép kế toán và tài liệu khác của công ty, công việc quản lý, điều hành hoạt động của công ty khi xét thấy cần thiết hoặc theo nghị quyết Đại hội đồng cổ đông hoặc theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật Doanh nghiệp 2020 (cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 05% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn theo quy định tại Điều lệ công ty);

• Khi có yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều 115 của Luật Doanh nghiệp 2020, Ban kiểm soát thực hiện kiểm tra trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc kiểm tra, Ban kiểm soát phải báo cáo về những vấn đề được yêu cầu kiểm tra đến Hội đồng quản trị và cổ đông hoặc nhóm cổ đông có yêu cầu. Việc kiểm tra của Ban kiểm soát quy định tại khoản này không được cản trở hoạt động bình thường của Hội đồng quản trị, không gây gián đoạn điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

• Kiến nghị Hội đồng quản trị hoặc Đại hội đồng cổ đông biện pháp sửa đổi, bổ sung, cải tiến cơ cấu tổ chức quản lý, giám sát và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty.

• Khi phát hiện có thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc vi phạm quy định tại Điều 165 của Luật này phải thông báo ngay bằng văn bản cho Hội đồng quản trị, yêu cầu người có hành vi vi phạm chấm dứt hành vi vi phạm và có giải pháp khắc phục hậu quả.

• Tham dự và tham gia thảo luận tại các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các cuộc họp khác của công ty.

• Sử dụng tư vấn độc lập, bộ phận kiểm toán nội bộ của công ty để thực hiện nhiệm vụ được giao.

• Ban kiểm soát có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình báo cáo, kết luận và kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.

• Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 (như quyền được cung cấp thông tin quy định tại Điều 171), Điều lệ công ty và nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.

Công ty Luật TNHH ADK & Co Vietnam Lawyers