CHẾ ĐỘ LƯU GIỮ TÀI LIỆU CỦA DOANH NGHIỆP

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp phải sử dụng rất nhiều tài liệu liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doanh, nhân sự, tài chính,… Việc lưu giữ các tài liệu liên quan đến doanh nghiệp là vô cùng cần thiết trong việc theo dõi, quản lý quá trình hoạt động. Do đó, doanh nghiệp nên có một hệ thống phù hợp cho việc lưu trữ này. Pháp luật hiện hành cũng quy định về các loại tài liệu mà doanh nghiệp bắt buộc phải lưu trữ và chế tài cụ thể trong trường hợp doanh nghiệp không lưu trữ các loại tài liệu này.

1. Các tài liệu doanh nghiệp phải lưu giữ

Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:

• Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

• Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

• Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

• Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

• Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

• Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

• Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Địa điểm lưu trữ: Doanh nghiệp lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

Các loại giấy tờ nêu trên là các giấy tờ liên quan tới các vấn đề quan trọng của doanh nghiệp và bắt buộc phải lưu trữ. Trường hợp phát sinh các rủi ro hay các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra tài liệu để phục vụ cho quá trình quản lý thông tin doanh nghiệp, việc không tuân thủ sẽ bị xử lý theo quy định pháp luật.

2. Thời hạn lưu giữ tài liệu

Theo quy định của pháp luật hiện hành, thời hạn lưu trữ tài liệu sẽ tùy thuộc vào loại tài liệu và được chia thành 02 nhóm chính:

• Tài liệu bảo quản vĩnh viễn (như điều lệ công ty, quy chế nội bộ,…).

• Tài liệu bảo quản có thời hạn (ví dụ: 10 năm đối với biên bản họp).

Thời hạn lưu giữ từng loại tài liệu được quy định cụ thể tại Bảng thời hạn bảo quản của Thông tư 09/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ.

3. Mức phạt liên quan đến việc lưu giữ tài liệu

Theo quy định tại Điều 34.2 Nghị định 50/2016/NĐ-CP của Chính phủ, đối với hành vi không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty sẽ có mức phạt vi phạm như sau:

• Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng;

• Biện pháp khắc phục hậu quả: buộc lưu giữ tài liệu theo quy định

Công ty ADK Vietnam Lawyers