Cập nhập: 15.01.2025
Ngày nay, khi công nghệ ngày càng phát triển nhanh, các giao dịch được xác lập thông qua phương tiện điện tử không còn quá xa lạ. Theo đó, Bộ luật Lao động 2019 đã bước đầu thừa nhận giá trị pháp lý của Hợp đồng lao động điện tử (“HĐLĐ điện tử”), thế nhưng thực tiễn hiện nay chưa có nhiều hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) được giao kết dưới hình thức này. Bên cạnh những lợi ích từ việc giao kết HĐLĐ điện tử cũng tồn tại không ít vướng mắc.
Khái quát về hợp đồng điện tử
Theo quy định của Điều 33 và Khoản 10, 12 Điều 4 của Luật Giao dịch điện tử 2005, hợp đồng điện tử là một loại hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, thông điệp này được tạo ra, gửi đi, nhận và lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Phương tiện điện tử hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Chính vì hợp đồng được xác lập hoàn toàn dựa trên nền tảng công nghệ nên ưu việt hơn hợp đồng được giao kết bằng phương thức truyền thống bởi khả năng tiết kiệm về thời gian, chi phí nhưng vẫn đảm bảo giá trị pháp lý. Điều 34 của Luật Giao dịch điện tử 2005 khẳng định giá trị của hợp đồng điện tử là “không thể bị phủ nhận” tức tương đương với hợp đồng thông thường dù việc xác lập và giao kết hoàn toàn thông qua phương tiện điện tử.
Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận việc giao kết hợp đồng lao động điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu
Các bên trong quan hệ lao động được quyền giao kết hợp đồng thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu từ ngày 01 tháng 01 năm 2021. Quy định tại Điều 14 của Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận giá trị pháp lý của HĐLĐ điện tử, theo đó việc xác lập và giao kết hợp đồng này được pháp luật công nhận và có hiệu lực pháp lý như hợp đồng được giao kết thông thường.
HĐLĐ điện tử tạo điều kiện linh hoạt cho các bên trong giao kết, giải quyết được vấn đề về thời gian, khoảng cách địa lý, chủ động hội nhập với nền tảng công nghệ số hiện đại. Tuy nhiên, HĐLĐ là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động, do đó, sự trao đổi trực tiếp giữa các bên sẽ thuận tiện hơn trong việc thoả thuận các nội dung của hợp đồng và nhiều vấn đề có liên quan khác mà HĐLĐ điện tử chưa thể đáp ứng.
Luật điều chỉnh hợp đồng lao động điện tử
Về nguyên tắc, HĐLĐ điện tử vẫn giữ nguyên các đặc điểm của một hợp đồng lao động thông thường nên vẫn chịu sự điều chỉnh của Bộ luật lao động 2019. Tuy nhiên, do được thể hiện dưới dạng các thông điệp dữ liệu, ngoài Bộ luật lao động 2019, HĐLĐ điện tử còn được điều chỉnh bởi Luật Giao dịch điện tử và các văn bản pháp lý khác liên quan đến hợp đồng điện tử và chữ ký điện tử.
Cách thức thực hiện một hợp đồng lao động điện tử
Thay vì gặp trực tiếp để thỏa thuận và ký hợp đồng bằng tay, HĐLĐ điện tử sẽ được tạo lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, giao kết thông qua phương tiện tử và được các bên ký bằng chữ ký điện tử.
Điều kiện để một hợp đồng lao động điện tử hợp pháp
HĐLĐ điện tử sẽ không đương nhiên được công nhận trong mọi trường hợp. HĐLĐ điện tử để có giá trị pháp lý và phát sinh hiệu lực cần đáp ứng những điều kiện quy định tại Điều 13 của Luật Giao dịch điện tử 2005, cụ thể (i) người sử dụng lao động và người lao động phải đảm bảo nội dung của hợp đồng toàn vẹn kể từ lúc được tạo lập cho đến khi hai bên hoàn thành việc ký kết (ii) hợp đồng điện tử phải hoàn toàn có thể truy cập và sử dụng được bởi các bên dưới dạng hoàn chỉnh. Quy định trên có ý nghĩa bảo vệ các bên khỏi các rủi ro trong quá trình giao dịch điện tử, tuy nhiên cũng đặt ra vấn đề cho các bên ký kết về công cụ để đảm bảo hiệu lực pháp lý cho hợp đồng.
Hiện nay, có một số phương pháp được sử dụng để đảm bảo tính toàn vẹn về nội dung của hợp đồng lao động mà trong số đó phổ biến và thuận tiện nhất là chữ ký số. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Để chữ ký số có giá trị pháp lý cần phải đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018, cụ thể:
(i) Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
(ii) Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cấp:
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng; và
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng được quy định tại Điều 40 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27 tháng 9 năm 2018.
(iii) Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
Đánh giá thực tiễn việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử
Do quy định về hợp động lao động điện tử trong Bộ luật Lao động 2019 chỉ mới có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2021 nên vẫn chưa có nhiều hợp đồng lao động điện tử được thực hiện. Bên cạnh đó, trên thực tế người lao động vẫn đang ưu tiên ký kết HĐLĐ bằng văn bản mặc dù HĐLĐ điện tử có giá trị pháp lý tương đương với HĐLĐ bằng văn bản. Một số nguyên nhân được đưa ra nhằm lý giải cho thực trạng này là: (i) Thủ tục đăng ký chữ ký số mất khá nhiều thời gian và chi phí; (ii) Số lượng người lao động sử dụng chữ ký số và hợp đồng điện tử hiện nay chưa phổ biến rộng rãi; (iii) Đa số người lao động vẫn chưa tiếp cận được với hợp đồng điện tử; (iv) Khả năng ứng dụng thực tế chưa cao đối với chữ ký số vì có rất nhiều cá nhân vẫn còn khó khăn trong việc sử dụng máy tính cá nhân và thực hiện thao tác chữ ký số; và (v) HĐLĐ điện tử còn tồn đọng nhiều rủi ro về pháp lý, công nghệ và bảo mật so với HĐLĐ truyền thống.
Việc sử dụng HĐLĐ điện tử là một bước tiến mới của Bộ luật Lao động 2019. Do tình hình dịch bệnh đang diễn biến phức tạp, các cá nhân phải thực hiện giãn cách xã hội. Xu hướng các bên muốn ký kết hợp đồng lao động điện tử có thể sẽ tăng lên. Đây sẽ là cơ hội để HĐLĐ điện tử bước đầu được tiếp cận với nhiều người hơn, đặc biệt là người lao động. Tuy nhiên, để hợp đồng lao động điện tử phổ biến và có tính ứng dụng cao hơn thì các bên giao kết hợp đồng lao động cần có sự thay đổi về thói quen giao dịch và tập làm quen với thủ tục đăng ký và sử dụng chữ ký số cũng như quy định pháp luật liên quan hợp đồng lao động điện tử.