THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM VÀ NHỮNG LƯU Ý CẦN BIẾT

Văn phòng đại diện là một trong những hình thức phù hợp cho thương nhân nước ngoài khi họ muốn thăm dò trước khi thâm nhập vào thị trường hay thực hiện các chức năng liên lạc, xúc tiến đầu tư, nghiên cứu thị trường. Tuy nhiên, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cũng gặp một số hạn chế nhất định như không có chức năng kinh doanh hay phải tuân thủ các điều kiện trong quá trình thành lập và hoạt động. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ một số nội dung liên quan vấn đề trên và những lưu ý cho thương nhân nước ngoài khi muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Cơ sở pháp lý:

Luật Thương mại 2005;

Nghị định 07/2016/NĐ-CP của Chính phủ;

Nghị định 98/2020/NĐ-CP của Chính phủ.

1. Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là gì?

Luật Thương mại 2005 quy định cụ thể khái niệm thương nhân nước ngoài và văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, cụ thể:

Thương nhân nước ngoài là thương nhân được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc được pháp luật nước ngoài công nhận.

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

2. Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

• Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

• Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

• Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

3. Thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

4. Một số lưu ý khi thương nhân nước ngoài muốn thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

4.1. Người đứng đầu văn phòng đại diện

Người đứng đầu Văn phòng đại diện của một thương nhân nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:

• Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một thương nhân nước ngoài;

• Người đứng đầu Chi nhánh của thương nhân nước ngoài khác;

• Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc thương nhân nước ngoài khác;

• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.

Theo Khoản 3 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP của Chính phủ, nếu doanh nghiệp vi phạm một trong các trường hợp nêu trên về người đứng đầu văn phòng đại diện có thể bị phạt từ 40.000.000 – 60.000.000 đồng.

Khi xuất cảnh khỏi Việt Nam, người đứng đầu Văn phòng đại diện phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đứng đầu Văn phòng đại diện theo pháp luật. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của thương nhân nước ngoài. Người đứng đầu Văn phòng đại diện vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.

4.2. Phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện

Thương nhân nước ngoài cần lưu ý về phạm vi hoạt động của văn phòng đại diện tại Việt Nam. Theo đó, văn phòng đại diện chỉ đóng vai trò liên lạc, thúc đẩy cơ hội đầu tư kinh doanh của thương nhân nước ngoài hay thăm dò thị trường chứ không hề có chức năng kinh doanh như một doanh nghiệp. Cụ thể:

• Không được thực hiện hoạt động sinh lợi trực tiếp tại Việt Nam;

• Không được giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết của thương nhân nước ngoài, trừ các trường hợp:

 Thuê trụ sở, thuê, mua các phương tiện, vật dụng cần thiết cho hoạt động của Văn phòng đại diện;

 Tuyển dụng lao động là người Việt Nam, người nước ngoài để làm việc tại Văn phòng đại diện theo quy định của pháp luật Việt Nam;

 Mở tài khoản bằng ngoại tệ, bằng đồng Việt Nam có gốc ngoại tệ tại ngân hàng được phép hoạt động tại Việt Nam và chỉ được sử dụng tài khoản này vào hoạt động của Văn phòng đại diện;

 Trưởng Văn phòng đại diện có giấy uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài. Tuy nhiên, thương nhân nước ngoài phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.

• Chỉ được thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại trong phạm vi mà Luật Thương mại 2005 cho phép.

4.3. Một số lưu ý khác

• Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

• Trước ngày 30 tháng 01 hàng năm, Văn phòng đại diện có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó qua đường bưu điện tới Cơ quan cấp Giấy phép.

Công ty Luật ADK & Co Vietnam Lawyers