Cập nhập: 01.04.2025
1. Thủ tục pháp lý cho việc bổ nhiệm/ thay thế các Thành viên của Hội đồng thành viên
Theo Luật Doanh nghiệp, đối với Công ty là công ty TNHH hai thành viên trở lên, căn cứ theo Điều 55.1 của Luật Doanh Nghiệp, Hội đồng thành viên (“HĐTV”) bao gồm tất cả thành viên công ty và là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty. Trong trường hợp, một thành viên là tổ chức thì thành viên đó sẽ chỉ định người đại diện của mình để tham gia vào HĐTV. Theo đó, người đại diện theo ủy quyền có trách nhiệm thay mặt thành viên chỉ định mình thực hiện các quyền và nghĩa vụ của thành viên HĐTV theo quy định tại Điều 14.1 Luật Doanh nghiệp. Điều này có nghĩa rằng, một thành viên chỉ định người đại diện theo ủy quyền sẽ là người hợp pháp bãi nhiệm người đại diện theo ủy quyền đó.
Theo Điều 14.4 Luật doanh nghiệp, việc chỉ định người đại diện theo ủy quyền của một thành viên Công ty phải được thực hiện bằng văn bản và phải thông báo cho Công ty. Văn bản chỉ định người đại diện theo ủy quyền chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được văn bản và phải bao gồm các thông tin sau:
(i) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông;
(ii) Số lượng người đại diện theo ủy quyền và tỷ lệ sở hữu cổ phần, phần vốn góp tương ứng của mỗi người đại diện theo ủy quyền;
(iii) Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân từng người đại diện theo ủy quyền;
(iv) Thời hạn ủy quyền tương ứng của từng người đại diện theo ủy quyền; trong đó ghi rõ ngày bắt đầu được đại diện;
(v) Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và của người đại diện theo ủy quyền.
Theo quy định tại Điều 60.3 Nghị định số 01/2021/ NĐ-CP, việc thay thế người đại diện theo ủy quyền phải được thông báo bằng văn bản cho Công ty và cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn mười (10) ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi về thông tin người đại diện theo ủy quyền.
Đối với trường hợp thành viên góp vốn là một tổ chức, nếu tổ chức đó không muốn tiếp tục chỉ định với bất kỳ Thành viên nào của HĐTV đã được tổ chức này bổ nhiệm, tổ chức sẽ là người có quyền hợp pháp để bãi nhiệm Thành viên đó. Trong trường hợp này, thành viên góp vốn phải thông báo cho Công ty để thông báo với cơ quan có thẩm quyền về việc thay đổi người đại diện theo ủy quyền của mình trong HĐTV trong thời hạn mười (10) ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định.
2. Điều kiện của người đại diện theo ủy quyền
Như được quy định tại Điều 14.5 Luật doanh nghiệp, một người cần phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện để được bổ nhiệm là người đại diện theo ủy quyền
(i) Không thuộc đối tượng quy định tại khoản 2 Điều 17 của Luật này;
(ii) Thành viên là doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 88 của Luật này không được cử người có quan hệ gia đình của người quản lý công ty và của người có thẩm quyền bổ nhiệm người quản lý công ty làm người đại diện tại công ty khác;
(iii) Tiêu chuẩn và điều kiện khác do Điều lệ công ty quy định.
Vì vậy, những người sẽ được thành viên góp vốn chỉ định làm đại diện theo ủy quyền của họ trong HĐTV phải đáp ứng các điều kiện nêu trên.
3. Hồ sơ tiến hành thông báo chỉ định hoặc thay thế người đại diện theo ủy quyền
Như đã đề cập ở trên, khi quyết định thay thế người đại diện theo ủy quyền hiện tại được lập, quyết định này phải được gửi cho Công ty. Tuy nhiên, trên thực tế, Công ty nên chuẩn bị các tài liệu sau thay vì chỉ chuẩn bị thông báo để nộp cho cơ quan cấp phép:
(i) Thông báo thay đổi thành viên của HĐTV (thông báo này bao gồm hai nội dung: thay thế thành viên hiện tại và thay thế bằng thành viên mới);
(ii) Quyết định thay thế người đại diện theo ủy quyền hiện tại và bổ nhiệm người mới vào HĐTV (nếu có);
(iii) Quyết định của Công ty việc thừa nhận người đại diện theo ủy quyền mới trong HĐTV (nếu có);
(iv) Bản sao có công chứng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư của Công ty; và
(v) Bản sao của hộ chiếu/căn cước công dân của người đại diện theo ủy quyền mới.
Vì đây là thủ tục thông báo nên cơ quan cấp phép sẽ không cấp bất kỳ chứng nhận nào cho Công ty. Công ty được coi là đã hoàn thành nghĩa vụ của mình về thủ tục thông báo tại thời điểm Công ty nộp các tài liệu trên cho cơ quan cấp phép.
Theo đó, trong trường hợp bất kỳ người đại diện theo ủy quyền hiện tại của thành viên góp vốn trong HĐTV từ chức, thành viên góp vốn đó nên đưa ra quyết định chấp thuận đơn từ chức của họ và bổ nhiệm người đại diện theo ủy quyền mới. Nếu quyết định được đưa ra từ ngày người đại diện theo ủy quyền từ chức và thành viên góp vốn đó không thông báo sự thay đổi đến cơ quan cấp phép trong vòng mười (10) ngày kể từ ngày đó thì thành viên liên quan và Công ty sẽ được xem là không tuân thủ theo thời gian thông báo tại Điều 60.3 NĐ 01/2021/NĐ-CP.
ADK & Co Vietnam Lawyers